Юридические и бухгалтерские услуги
(383) 239-39-10

Разберемся с БСО

Несмотря на то, что бланками строгой отчетности (БСО) довольно давно пользуются индивидуальные предприниматели и организации, и сегодня возникает множество вопросов связанных с их использованием. В данной статье мы разберем, какие должны быть бланки, какие документы необходимы для их использования, а также кто и где их может использовать.


Кто, где и когда?

БСО – это документ, который выдается вместо кассового чека вашему клиенту. Применять его могут как индивидуальные предприниматели, так и юридические лица. Однако, далеко не во всех случаях. БСО можно применять только (!) при оказании услуг населению. То есть, если ваша деятельность есть в ОКУН (Общероссийский классификатор услуг населению), то вы можете использовать БСО.

Например, торговля не является оказанием услуг населению, поэтому использовать БСО нельзя. Кроме того, использовать БСО можно только при расчетах с физическими лицами. Если ваш клиент Юридическое лицо, то вы обязаны использовать либо кассу, либо расчетный счет.

Кроме требований к области применения БСО, есть также требования к самим бланкам строгой отчетности, порядку их заполнения и хранения, документарного сопровождения использования бланков. Разберем это подробней.


Начнем с бланков

Основным законом регулирующим требования к БСО является Постановление Правительства РФ №359 от 06.05.2008 года. В нем указывается необходимое содержание бланков, порядок их заполнения и выдачи клиенту, хранения и т.д. Согласно Постановлению, некоторые формы бланков утверждаются соответствующими государственными органами и если для вашей деятельности есть утвержденная форма, то пользоваться можно только ей. На данный момент существуют утвержденные формы для следующих видов деятельности:

  • страховые услуги;
  • услуги ломбардов;
  • туристические услуги;
  • ветеринарные услуги;
  • услуги, предоставляемые бюджетными организациями.

Также утверждены билеты для железнодорожных, авиа, автобусных и прочих пассажирских перевозок общественным транспортом, багажные квитанции, квитанции на провоз ручной клади и другие документы, связанные с перевозкой пассажиров.

Если же, для вашей деятельности нет утвержденной формы, то вы вправе самостоятельно разработать форму бланка и начать ей пользоваться. Не пугайтесь слова «разработать», в большинстве случаев разработанная форма для вашего направления бизнеса уже есть у компаний, занимающихся производством бланков. Поэтому вам достаточно только предоставить ваши реквизиты и выбрать тираж. Конечно, если хотите, вы можете сами придумать форму бланка, но тогда,она обязательно должна содержать определенные реквизиты.


Полный перечень реквизитов для формы бланка
  • наименование документа, шестизначный номер и серия;
  • наименование и организационно-правовая форма - для организации;
  • фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
  • место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
  • идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  • дата осуществления расчета и составления документа;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Кроме того, бланк должен быть либо изготовлен типографским способом, либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Других вариантов нет. Компьютер, с помощью которого можно распечатать бланк не является автоматизированной системой (так как к ней тоже есть ряд требований), поэтому печатать БСО с рабочего/домашнего компьютера и выдавать их клиентам нельзя (!). Также есть требование указывать на бланке тираж, реквизиты изготовителя, но об этом изготовители знают, поэтому вам вряд ли придется беспокоится.

Другой момент, в продаже можно встретить БСО старых образцов, формы БО-1 – БО-11(2), которыми пользовались до вступления в силу Постановления № 359. Так вот, пользоваться этими бланками нельзя (!), так как они не удовлетворяют требованиям Постановления.


Итак, БСО напечатали, что дальше?

Дальше бланки надо правильно «оформить». Так БСО – это все таки бланки Строгой Отчетности, то и оформлять приобретенные бланки желательно правильно, чтобы в дальнейшем избежать проблем, при проверки кассовой дисциплины.

Согласно Постановлению, необходимо вести учет БСО в книге учета бланков документов. Утвержденной формы книги нет, есть лишь требование, что учет должен вестись по наименованиям, сериям, номерам бланков, а листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации (или ИП), а также подписаны руководителем (индивидуальным предпринимателем) и главным бухгалтером (для организации).

Из данного требования вытекает, что книгу нельзя вести в электронном виде, только в печатном. Кроме того, есть определенные требования к процедуре приема бланков, а именно, руководитель(индивидуальный предприниматель) назначает ответственное лицо, которое будет работать с бланками (хранить, выдавать, вести учет и т.д.), обязательно (!) заключает с ним договор о материальной ответственности. Это ответственное лицо в присутствии комиссии (которая проверяет бланки по номерам, сериям) образованной руководителем, в день поступления бланков принимает их, о чем составляется акт, утверждаемый руководителем. Такая процедура прописана в Постановлении.

Исходя из этого, мы считаем, что у организации или индивидуального предпринимателя должны быть составлены следующие документы:

  1. Приказ/Распоряжение об утверждении формы книги учета бланков документов, о назначении ответственного работника, о формировании комиссии по приему бланков.
  2. Договор о материальной ответственности с работником.
  3. Книга учета бланков утвержденной формы.
  4. Акт о приеме бланков строгой отчетности.

Если вы ИП без работников, то, на наш взгляд, договор о материальной ответственности не нужен. И в распоряжении необходимо убрать информацию о формировании комиссии. Все остальное лучше составить.

Далее, бланки приняли, в книгу учета данные занесли, но как вести расход бланков? На наш взгляд, в силу отсутствия строгих требований по порядку ведения книги, можно сделать это следующим образом. Вы приобрели, скажем 500 бланков, записали это в книгу.

Далее выдали 100 бланков сотруднику, записали в книгу. И пусть сотрудник эти бланки выдает клиентам. Как они у него кончатся, он представит отчет о использовании и вы выдадите новые. Естественно форму отчета надо утвердить приказом/распоряжением, а с сотрудником заключить договор о материальной ответственности. То есть, в книгу учета вы заносите данные выдачи бланков сотрудникам, а не клиентам (!).

Кроме того, есть обязательные требования к испорченным бланкам и процедуре хранения бланков. Испорченные бланки, должны перечеркиваться и прилагаться к книге учета в тот же день, когда бланк стал негодным. Что означает «прилагаться» Постановление не раскрывает, но лучше хранить их вместе с книгой учета и отчетами сотрудников.

Процедура хранения бланков весьма сложна и трудновыполнима для представителей малого бизнеса (она довольно подробно расписана в Постановлении). Важный момент следующий: использованные бланки необходимо хранить не менее 5 лет в систематизированном виде, в специальных условиях, исключающих их порчу, хищение и т.д. Так что, если планируете долгое использование БСО, заранее выделяйте место под их хранение.


Заполнение бланков

Итак, бланки приобрели и передали сотруднику, оформили все документы. Сотрудник должен заполнить бланк и передать его клиенту. К этой процедуре тоже есть требования.

Во-первых, бланк должен выдаваться всегда (!), как и кассовый чек, а не по требованию клиента. Во-вторых, должно обеспечиваться заполнение не менее одной копии бланка, либо бланк должен иметь отрывные части. Одну копию вы отдаете клиенту, другую оставляете себе. Соответственно, бланки могут быть самокопирующиеся, либо их просто надо заполнять через копирку. И в-третьих, согласно Постановлению, процедура заполнения бланка и выдачи его клиенту, должна быть следующая:

  1. При оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
    • заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
    • получает от клиента денежные средства;
    • называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;
    • подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
    • называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.
  2. При оплате услуг с использованием платежной карты уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель):
    • получает от клиента платежную карту;
    • заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
    • вставляет платежную карту в устройство для считывания информации с платежных карт и получает подтверждение оплаты по платежной карте;
    • подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
    • возвращает клиенту платежную карту вместе с документом и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.
  3. При осуществлении смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая – с использованием платежной карты, выдача документа и сдачи, а также возврат платежной карты производятся одновременно.

Подведем итоги

Мы постарались подробно раскрыть, все основные моменты, связанные с использованием БСО в работе. По нашему мнению, для представителей малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги населению, БСО – очень удобный инструмент. Он проще, чем использование кассового аппарата, и более гибок. В то же время, временные затраты на «ведение» БСО ниже, по сравнению с «ведением» кассового аппарата.

Достаточно один раз подготовить необходимые документы (распоряжения, отчеты, акты и т.д.) и далее их просто применять. Важно также хранить все использованные/испорченные бланки строгой отчетности, поскольку налоговая инспекция может запросить их и все документы, при проверке кассовой дисциплины. Имея «все на руках» вам будет проще пережить проверку, а значит сохранить свое время и нервы.