Сдача отчетности в Пенсионный фонд


Пожалуй, ни одна отчетность не вызывает столько вопросов по заполнению и представлению, как отчетность в Пенсионный фонд. Несколько форм, входящих в отчетность, представление в электронном виде, сложный порядок заполнения – все это может внести хаос в процесс заполнения и сдачи отчетности. Однако, все не так сложно, как кажется на первый взгляд.

 

Что, куда и почему

 

В самом начале разберемся, что же мы все-таки сдаем и платим в Пенсионный фонд?

За каждого работающего сотрудника работодатель уплачивает страховые взносы в Пенсионный фонд на страховую часть пенсии, на накопительную часть пенсии и на обязательное медицинское страхование. Взносы уплачиваются согласно установленным тарифам.

 

Поскольку взносы перечисляются едиными платежами по каждому виду (страховая, накопительная, медицинское) за всех сотрудников сразу, то необходимо представить в Пенсионный фонд расшифровку платежей. По сути, отчетность – это и есть расшифровка. Так как сотрудникам начисляется разная заработная плата, то понять без отчетности какому сотруднику сколько было перечислено на формирование пенсии – невозможно.

 

Сама отчетность состоит из обязательной для всех работодателей формы РСВ-1, а также из форм персонифицированного учета: СЗВ 6-4, АДВ 6-5, АДВ 6-2. Если организация не начисляет заработную плату и не производит выплаты сотрудникам в течение квартала, и, как следствие, не перечисляет страховые взносы, то сдавать в Пенсионный фонд нужно только форму РСВ-1 (персонифицированный учет в таком случае не сдается, поскольку в нем нечего заполнять).

 

Немного другая ситуация у индивидуальных предпринимателей. Изначально индивидуальный предприниматель не сдает вообще никакую отчетность в ПФР. Однако если он нанимает сотрудника, то ему необходимо зарегистрироваться в качестве работодателя в ПФР и ФСС. И после регистрации ИП точно так же обязан сдавать форму РСВ-1 и персонифицированный учет. В случае увольнения сотрудников  ИП обязан либо сдавать нулевую РСВ-1, либо сняться с учета в качестве работодателя (если его отделение ПФР это допускает).

 

Отчетный период по страховым взносам – квартал. То есть отчетность сдается за предыдущий квартал. Срок уплаты страховых взносов до 15 числа (включительно) месяца, следующего за месяцем начисления. А срок сдачи отчетности – до 15 числа второго месяца, следующего за отчетным периодом. То есть  срок на подготовку и сдачу отчетности немаленький (полтора месяца).   

 

Подготовка отчетности

 

Итак, что нужно сдать в ПФР разобрались, теперь подготовка отчетности. Вначале небольшое уточнение: если работодатель сдает только нулевую РСВ-1 и не сдает персонифицированный учет, то форму РСВ-1 можно сдавать только в «бумажном виде». Если же сдается еще и персонифицированный учет, то необходимо представить отчетность в бумажном и электронном виде. Хотя закон допускает сдачу отчетности только в “бумажном” виде, если у организации менее 50 сотрудников, органы ПФР просят представлять отчетность и в электронном виде, поскольку так проще обрабатывать отчетность и проверять правильность ее заполнения.

Под «электронным видом» понимается специальный формат для представления отчетности, используемый ПФР.

 

Обычно общая последовательность подготовки отчетности такова: сначала отчетность готовится в специальной программе, затем из этой программы отчетность распечатывается в бумажном виде. Сами программы для подготовки отчетности можно скачать с сайта ПФР. Существует их довольно много, поэтому можно выбрать себе ту, которая больше нравится.

 

Работать с программой, в целом, не сложно. Однако лучше учитывать некоторые моменты при подготовке отчетности, а именно:

 

1)    Вначале обязательно нужно заполнить справочники (об организации, о сотрудниках и т.д.).

2)    Первая форма отчетности, которую нужно заполнять, это РСВ-1. И только потом лучше заполнять персонифицированные формы. Поскольку РСВ-1 включает в себя информацию об общих суммах (начислили, перечислили), то дальше программе будет «проще понять» что и за кого было перечислено.

3)    Из персонифицированного учета заполняется, по большому счету, только форма СЗВ 6-4, так как формы АДВ 6-2 и АДВ 6-5 – это описи сведений, представляемых в ПФР, и сформироваться они должны автоматически, вместе с формированием СВЗ 6-4 и РСВ-1.

 

Порядок заполнения формы РСВ-1 можно посмотреть в приказе Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 декабря 2012 г. N 639н «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, и Порядка ее заполнения». В большинстве случаев  интуитивно понятно, как правильно заполнить данную форму.

 

Порядок заполнения персонифицированных форм отчетности устанавливается другим документом – Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению». И хотя порядок заполнения персонифицированных форм, на наш взгляд, сложнее, чем заполнение формы РСВ-1, в самом распространенном случае, когда заработная плата начисляется в виде оклада и все сотрудники имеют статус «наемного рабочего», он также не сложен и интуитивно понятен.

 

Далее, когда все формы в программе заполнили, отчетность подготовили, остается  ее распечатать и сформировать файлы в электронном виде. Однако, сделав это, не надо спешить в ПФР.

 

Прежде всего, нужно проверить отчетность при помощи двух специальных программ, которые также можно скачать с сайта ПФР. Все дело в том, что программки выявят малейшие ошибки в заполнении на начальном этапе и,  тем самым, сэкономят много времени, так как ПФР неверно составленную отчетность все равно не примет.

И уже после того, как файлы отчетности прошли проверку программами, можно идти «сдаваться» в ПФР.

 

Небольшие тонкости подготовки и сдачи

 

Во время подготовки отчетности, если отчетность готовится не первый раз (то есть в программе уже есть отчетность за прошлые периоды) может возникнуть ситуация, когда программа автоматически заполняет некоторые пункты отчетности какими-то данными. Эти данные чаще всего верные и берет их программа как раз из отчетности за прошлые периоды. Бояться этого не надо, так как программа берет только те данные, которые не должны были измениться (т.е., при заполнении отчетности за текущий квартал не должны получаться другие данные), при правильном формировании отчетности.

 

Другой момент, заключается в следующем, при распечатке форм СЗВ 6-4, некоторые программы печатают эти  формы на двух листах. Поэтому, желательно сшить эти два листа и на сшивке расписаться уполномоченному лицу (Директору, Главному бухгалтеру и т.д.). Иначе Пенсионный фонд может не принять отчетность.

 

Следующая ситуация, когда нужно сдать отчетность за прошлые периоды. Так как Формы СЗВ 6-4 и АДВ 6-5 введены только с 2013 года, то при сдаче отчетности за предыдущие периоды надо пользоваться формами, действующими в тех периодах, за которые сдается отчетность.

 

Кроме того, не редка ситуация, когда есть переплата по страховым взносам в ПФР. В таком случае переплата отражается только (!) в форме РСВ-1. И ни в коем случае не отражается в персонифицированной отчетности, поскольку переплату нельзя отнести ни на чьи страховые взносы.

 

И последний момент. Допустим, отчетность уже сдана в ПФР. При сдаче ее обязательно сотрудники проверили на соответствие формату. Однако никто ее не проверял на правильность содержащихся в ней данных. Если данные, представленные в отчетности «не пойдут» с данными имеющимися в ПФР, то Пенсионный фонд обязательно известит об этом работодателя и ему придется в установленные сроки (5 дней для РСВ-1 и 14 дней для Персонифицированного учета) исправлять допущенные ошибки.

 

Подытожим

 

Отчетность в Пенсионный фонд - не самая простая вещь, однако, и не очень сложная. Гораздо проще один раз разобраться как ее правильно составлять и сдавать, чем исправлять ошибки, либо вообще допускать просрочку сдачи отчетности. Если же тратить собственное время на этот вопрос желания нет, то лучше обратиться в консалтинговую компания (например, к нам!), где вам быстро и профессионально подготовят и сдадут отчетность. Это позволит не только избежать штрафов со стороны ПФР, но и сохранить с ПФР нормальные отношения.